monica

CREAR SU EMPRESA

INICIAR MÓNICA y después seguir los siguientes pasos:

* Botón Parámetros
* Botón Otra Empresa
* Botón Adicionar Empresa
* Ingresar el nombre de empresa y marcar las opciones respectivas si desea utilizar el inventario, clientes o la tabla de cuentas de otra empresa.
* Botón Iniciar Proceso.
* Aparecerá un cuadro de confirmación, presionar si y desplegará:
Empresa:
Directorio \MONICA8\EMP_1011\
ACEPTAR
(Toda la información relacionada a nuestra empresa se almacenará en el directorio "EMP_1011", por cada nueva empresa que se cree, al mismo tiempo se crea automáticamente un directorio para sus datos)
* CANCELAR
* SALIR
* SALIR

PARÁMETROS

ADICIONAR CUENTA

INICIAR MÓNICA

* Botón Contabilidad
* Ficha Plan de Cuentas
* Botón Adicionar Cuenta
* Adicionar Cuenta
Elegir el grupo : Activo, pasivo, capital, ventas, gastos
Elegir el tipo de cuenta: Cuenta de detalle, Contiene sub-cuentas
(NOTA1: Solo las cuentas de detalle sirven para generar asientos)
(NOTA2: Para una mejor comprensión de la tabla de cuentas, se recomienda utilizar minúsculas para las cuentas de detalle y
mayúsculas para las cuentas que Contienen sub-cuentas)
Botón Adicionar
Presionar Cualquier tecla

Una vez cargado el Plan de cuentas presionar el botón salir y nuevamente salir

MODIFICAR CUENTAS

INICIAR MÓNICA

* Botón Contabilidad
* Pestaña Plan de Cuentas
* Botón Modificar Cuenta, elegir la cuenta a modificar
* Botón Modificar Cta.
* En la ventana realizar las modificaciones necesarias
* Botón Aceptar modificación, Presionar cualquier tecla
* Salir, Salir

ELIMINAR CUENTAS

INICIAR MÓNICA

* Botón Contabilidad
* Pestaña Plan de Cuentas
* Botón Eliminar Cuentas, elegir la cuenta a eliminar
* Botón Eliminar Cta.
* Responder SI al mensaje que aparece, Presionar cualquier tecla
* Salir, Salir

GENERALES

INICIAR MÓNICA

* Botón Parámetros
* Botón Generales
* Botón Básicos, Botón Nombre de la Empresa
Llenar los datos necesarios y presionar el botón Aceptar Cambios
* Botón Moneda/Fecha/Idioma/Redondeo
Realizar los cambios necesarios y el botón Aceptar Cambios
* Retornar, Retornar, Salir

CONTABLES

INICIAR MÓNICA

* Botón Parámetros
* Botón Generales
* Botón Contables
* Botón Inicio de la Contabilidad
Escribir una fecha de inicio, Aceptar Cambios
* Botón Definición de la Contabilidad
Definir Cuenta de Cierre
Definir Cuenta de Capital
NOTA1: Las dos cuentas deben ser de Capital, la cuenta de cierre puede tener cualquier nombre
Ejemplo 390001 Cuenta de cierre (Cuenta de detalle)
313040 Aporte de capital socio 1 (Cuenta de detalle)
NOTA2: Si no sabe el número de cuenta puede consultar con el
botón Tabla de cuentas o con el botón Buscar y seleccionar la cuenta
* Aceptar Cambios
* Botón Fuentes de contabilidad
* Asignar los tipos de comprobantes (Ejemplo: 1=INGRESOS; 2=GASTOS; 3=DIARIO) mediante la Adición, Modificación o Eliminación de los comprobantes existentes
* Cancelar, Cancelar, Retornar, Retornar, Salir

PROCESO CONTABLE

CREAR ASIENTOS

INGRESAR A MÓNICA
ELEGIR LA EMPRESA

* Botón Contabilidad
* Ficha Asientos Contables
* Botón Crea/Modif. asiento
Botón Crear asiento
Ingresar: La fecha del asiento y Referencia (Glosa) del asiento
Botón Ver Tabla de Cuentas (F2)
Elegir una cuenta haciendo doble clic en el nombre de la cuenta
Posicionarse en la columna respectiva (Débitos o Créditos) e
ingresar el importe
Repetir el paso anterior cuantas veces sea necesario agregar una cuenta para el asiento
Botón Agrega al Diario (F5): Confirmar el mensaje con el botón si
NOTA: En esta opción también se pueden crear cuentas (F3)
* Repita los pasos anteriores por cada asiento que quiera ingresar
* Presionar una tecla, Salir, Salir, Salir

MODIFICAR ASIENTOS


INGRESAR A MÓNICA
ELEGIR LA EMPRESA

* Botón Contabilidad
* Ficha Asientos Contables
* Botón Crea/Modif. asiento
Botón Modifica asiento
Ingresar el N° de referencia que corresponde al asiento a modificar
Presionar el botón Aceptar
Modificar los datos necesarios
Botón Agrega al diario (F5)
Responder al mensaje Si
Presionar una tecla
* Salir, Salir, Salir

ASIENTOS MODELO


INGRESAR A MÓNICA
ELEGIR LA EMPRESA

* Botón Contabilidad
* Ficha Asientos Contables
* Botón Crea/Modif. asiento
Botón crear similar a ...
Ingresar el N° de referencia que corresponde al asiento modelo que se quiere utilizar para crear el nuevo asiento
Presionar el botón Aceptar
Esta opción creará la misma estructura del asiento modelo en el cual simplemente tendremos que llenar la fecha, referencia e importes tanto por débito como por crédito
Botón Agrega al diario (F5)
Responder al mensaje Si
Presionar una tecla
* Salir, Salir, Salir

ELIMINAR ASIENTOS

INGRESAR A MÓNICA
ELEGIR LA EMPRESA

* Botón Contabilidad
* Ficha Asientos Contables
* Botón Elimina Asiento
* Botón Elegir Asiento
Ingresar el N° de referencia que corresponde al asiento a eliminar
Botón Aceptar
Botón Elimina del diario, Confirmar el mensaje
Presionar una tecla
* Salir, Salir, Salir

MAYORES

INGRESAR A MÓNICA
ELEGIR LA EMPRESA

* Botón Contabilidad
* Ficha Libro Mayor
* Botón Elegir cuenta
Escribir el número de cuenta y presione Enter

Si no sabe el número de cuenta, Presione el botón Buscar
Escoja la cuenta y presione el botón Selecciona cuenta

* También se puede restringir los datos mostrados especificando un rango inicial y final de fechas al presionar el botón Por Fechas, ingresar las fechas y Botón Aceptar.

* También se puede Modificar el Asiento con el botón Modificar Asiento (Ingresar el número de referencia y presionar el botón Aceptar) y seguir los pasos indicados en 10 MODIFICAR ASIENTO

BALANCE DE COMPROBACIÓN


INGRESAR A MÓNICA
ELEGIR LA EMPRESA

* Botón Contabilidad
* Ficha Reportes Contables
* Botón Balance de Comprobación
Definir mes y año, título del reporte,
Elegir el tipo de Salida: Pantalla, impresora, archivo, correo internet
Botón Aceptar

NOTA: Las salidas por archivo pueden ser: Excel, Word o PDF. Las salidas por correo tienen los mismos formatos y se envían a una dirección de correo electrónico

HOJA DE TRABAJO



INGRESAR A MÓNICA
ELEGIR LA EMPRESA

* Botón Contabilidad
* Ficha Reportes Contables
* Botón Balance de Tributario
Definir mes y año, título del reporte,
Elegir el tipo de Salida: Pantalla, impresora, archivo, correo internet
Botón Aceptar

NOTA: Las salidas por archivo pueden ser: Excel, Word o PDF. Las salidas por correo tienen los mismos formatos y se envían a una dirección de correo electrónico

ESTADO DE RESULTADOS

INGRESAR A MÓNICA
ELEGIR LA EMPRESA

* Botón Contabilidad
* Ficha Reportes Contables
* Botón Ganancias y Pérdidas
Definir el rango: Mes y año inicial y Mes y año final
Definir el nivel de despliegue de información (hasta 8 dígitos o niveles)
Escribir el título del Reporte
Elegir el tipo de Salida: Pantalla, impresora, archivo, correo internet
Botón Aceptar

NOTA: Las salidas por archivo pueden ser: Excel, Word o PDF. Las salidas por correo tienen los mismos formatos y se envían a una dirección de correo electrónico

BALANCE GENERAL

INGRESAR A MÓNICA
ELEGIR LA EMPRESA

* Botón Contabilidad
* Ficha Reportes Contables
* Botón Balance General
Definir el mes y año del Balance General
Definir el nivel de despliegue de información (hasta 8 dígitos o niveles)
Escribir el título del Reporte
Elegir el tipo de Salida: Pantalla, impresora, archivo, correo internet
Botón Aceptar

NOTA: Las salidas por archivo pueden ser: Excel, Word o PDF. Las salidas por correo tienen los mismos formatos y se envían a una dirección de correo electrónico


RESPALDAR
* Botón Parámetros
* Botón Respaldar
* Botón Respaldar en Disco Duro
Escribir el Subdirectorio Ej:
C:\MO8_RW1Z\EMP_1014\COPIA_1
Presionar el Botón Megabytes a utilizar
Presionar el Botón Iniciar Proceso
Confirmar el mensaje
Presionar Aceptar en el cuadro que informa la dirección del respaldo
* Retornar, Salir, Salir

RESTAURAR
* Botón Parámetros
* Botón Respaldar
* Botón Restaurar de Disco Duro
Establecer Directorios Ej:
Origen: C:\MO8_RW1Z\EMP_1014\COPIA_1
Destino C:\MONICA8\EMP_1014\
Presionar el Botón Megabytes a utilizar
Presionar el Botón Iniciar Proceso
Presionar Sí
Presionar Aceptar en el cuadro que informa que la copia ha sido restaurada
* Retornar, Salir, Salir

LA MEJOR

Caracteristicas de Monica

FACTURAS
Le permite crear facturas, modificarlas y eliminarlas. Ud. puede especificar sus propios nros. de factura, ordenar las facturas por diferentes criterios (fechas, clientes, vendedor, etc.). Asi mismo puede realizar devoluciones sobre el inventario. Las facturas actualizan el inventario apenas son creadas.
También puede realizar facturas en lotes (ideal por ejemplo cuando se tiene que facturar al mismo grupo de clientes al final del mes por un mismo concepto).
Puede obtener sus totales de ventas por fechas, clientes, reporte de impuestos, etc.
INVENTARIOS
Controla los productos en el almacén: crea, modifica elimina productos (el código del producto puede ser hasta de 14 caracteres), puede hacer su lista de precios, precios-costo, para un grupo de productos, cambiar de precios de uno o varios productos a la vez, puede almacenar más de 10 millones de items en sus archivos. Asi mismo puede enviar cotizaciones a sus proveedores (si lo desea puede imprimirlo en inglés) y luego convertirlos en ordenes de compra (está enlazado con el módulos de cuentas por pagar). Otro aspecto importante es el kárdex que puede llevar de su inventario, es fácil de actualizar y manejar. Por otra parte MONICA le brinda la posibilidad de manejar las imágenes (fotos o diagramas) de sus productos.
Por ejemplo Ud. puede tener un catálogo de todos sus productos en su computador.
CUENTAS POR COBRAR
Cuando Ud. vende al crédito, MONICA le permite controlar las facturas vencidas, abiertas, pagos parciales, etc.
Ud. puede tener un listado de clientes impagos, facturas canceladas, vencimientos de las próximas facturas. Asimismo obtener el estado de cuenta de cualquier cliente en cualquier momento.
CUENTAS POR PAGAR
Si su empresa quiere llevar un registo de compras de sus proveedores, entonces este módulo es para Ud. ya que le permite saber a qué proveedores le debe, cuándo se vencen las facturas, etc. Calendario de pagos para el proveedor. Estado de pagos para cada proveedor.
CUENTAS CORRIENTES
Su empresa ahora puede llevar una ó 1,000 cuentas corrientes. Es muy fácil crear un nuevo cheque en la cuenta corriente de la empresa, hacer sus depósitos, consultar los saldos, clasificar los cheques, etc. Hacer un cheque es como escribir uno en su chequera, solamente tiene que llenar los espacios en blanco. Realiza una reconcialiación con el estado de cta. de su banco.
CONTABILIDAD
Diseñado especialmente para el profesional contable. Registro de asientos por partida doble, Ud. puede definir su tabla contable ó utilizar la que viene diseñada especialmente para su país! el cual puede ser manejado en multinivel (Agrupación de cuentas). Con MONICA Ud. puede tener el libro Diario, Mayor, y los principales reportes financieros: Balance de la Empresa, Estado de Ganancias y Pérdidas, Balance Tributario, etc.

MONICA adicionalmente puede trabajar en red: Novell y Windows. Es decir Ud. puede realizar una factura en una estación de la red, mientras que la otra estación por ejemplo puede estar manejando el inventario.
MONICA acepta el símbolo de su moneda y ha sido diseñada para ajustarse a los reglamentos de su país (por ejémplo el RUT en Chile, RUC en Perú, NIT en Colombia, coma decimal en Sto. Domingo, Facturas reglamentadas en Venezuela, etc.)
MONICA tiene acceso de seguridad. Hasta 4 niveles de usuarios pueden ingresar a realizar las diferentes funciones de MONICA, por ejemplo a un nuevo empleado puede ser asignado nivel básico el cual solamente le permite hacer una factura, sin posibilidad de eliminarla ó cambiarla y no puede consultar costos.

Requerimientos para su computador
Para usar MONICA en la versión de Windows :
Computador en el cual pueda cargarse Windows 9X o versiones siguientes (ejemplo Pentium (r) o compatible).
Recomendable Computador Pentium(r) con disco duro de alta velocidad (con al menos 20 Megabytes libres) con 256 MB de memoria RAM (o mas) y Windows 2000 ó XP
Monitor VGA color ó monocromático
Impresora de 80 columnas (Recomendable impresora laser ó de inyección "Deskjet")

Cálculo de comisión para vendedores.
Ahora es posible definir hasta tres diferentes tipos de facturas, por ejemplo Ud. puede definir una Factura, Crédito fiscal, recibo.
Módulo contable ahora está integrado de una manera más eficiente al resto de módulos.
Copias de respaldo automáticas.
Etiquetas para los artículos del inventario.
Productos ahora pueden ser definidos como físicos, servicios, ocasionales.
Contabilidad ha sido mejorada y se tiene mayor numero de reportes financieros.
Cuentas por cobrar ahora permite pago por Nº de Factura, cliente.
Puede exportar datos a otros paquetes: Lista de precios, clientes en formato ASCII, Excel, Lotus.
Es más rapido de trabajar en redes Novell.
Punto de venta ahora permite mayor cantidad de impresora de recibos, gavetas de dinero.
Se han agregado mayor cantidad de reportes, y mejor funcionalidad en el uso del programa